Política de tratamiento y protección de datos personales

Mediante el presente documento, la sociedad GRUPO BERZA S.A.S, en adelante la “Empresa”, dando cumplimiento a los presupuestos normativos señalados en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás normas concordantes sobre la materia, se permite implementar su Política para el Tratamiento y Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”).

Para estos efectos, es importante tener en cuenta que la Empresa, se caracteriza por ser una sociedad de carácter comercial domiciliada en el municipio de San José de Cúcuta-Norte de Santander dedicada tal y como se dispone en su objeto social a: “la confección de prendas de vestir, comercio al por mayor de productos textiles, comercio al por menor realizado a través de internet”

En razón de lo anterior, atendiendo a lo determinado por el objeto social de la Empresa y en desarrollo de sus facultades, es posible determinar que existen datos personales que componen Bases de Datos de propiedad de la Empresa, los cuales son tratados según los lineamientos consagrados en el marco legal vigente aplicable en Colombia.

Por todo lo anterior, la Política será aplicada tanto para proteger los datos personales y la información transaccional que actualmente trate la Empresa, como para proteger los que en un futuro se puedan llegar a tratar por parte de ésta, en medio del desarrollo de su actividad económica.

Datos de identificación

GRUPO BERZA SAS., identificada con el NIT 901374709 - 6, con dirección CALLE 2 6 07, Comuneros, Cúcuta, Norte de Santander, teléfono 3102395780, correo electrónico servicioalcliente@grupoberzasas.com y sitio web: oclockdenim.com y berzajeans.com.

Objetivo

Para efectos de la Política, la Empresa actúa como Responsable del Tratamiento de datos personales en virtud de la recolección que realice directamente de los datos de los titulares con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los titulares de información personal, por tal motivo, la Política tiene como objetivo principal la definición y posterior determinación de todos los temas relativos a los procedimientos, los principios y las políticas de seguridad según los cuales, la Empresa garantizará el adecuado tratamiento de los datos personales que sean recolectados en desarrollo de su objeto social.

Definiciones

Archivo:Conjunto de datos grabados como una sola unidad de almacenamiento, que contenga datos personales.
Autorización:Se refiere a la expresión del consentimiento previo, expreso e informado del titular para que GRUPO BERZA S.A.S. o sus Encargados lleven a cabo el tratamiento de los datos Personales del titular.
Aviso de privacidad:Comunicación verbal o escrita generada por GRUPO BERZA S.A.S., dirigida al titular, para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política de tratamiento de información que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos:Consisten en un conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos.
Dato Personal:Según la ley 1581 de 2012, es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público:Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato sensible:Se entiende por Dato Sensible aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos contenidos en ella.
Titular:Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia:La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión:Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado, por cuenta del Responsable.
Supresión:Se denomina así, a la acción que el titular de los datos personales solicita al Responsable y/o Encargado de los datos, en ejercicio del derecho que le asiste de libertad y finalidad frente a su información.

Se advierte que las definiciones incluidas en esta Política fueron tomadas de la normatividad vigente a la fecha, en la cual se regula la debida protección de datos personales de las personas naturales frente a la circulación y tratamiento de los mismos.

4 VIGENCIA Y APLICACIÓN.

Las Bases de Datos y la Política tendrán un período de vigencia indeterminado, de conformidad con la duración del objeto social de la Empresa.

La Política aplicará para el tratamiento de las Bases de Datos en las cuales la Empresa tenga la calidad de Responsable y/o Encargado, a partir de la fecha de su publicación, dejando sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias.

Dado lo anterior, toda situación que no se encuentre revista en la Política, se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia y la demás normatividad aplicable sobre la materia.

5. POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

5.1. TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales de clientes, proveedores, contratistas, empleados, ex empleados, que en adelante se recojan o que se encuentren en nuestras bases de datos serán tratados con las siguientes finalidades:

Clientes: GRUPO BERZA S.A.S., usará la información que suministre para: 1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con GRUPO BERZA S.A.S., en especial trámites administrativos de creación, inscripción financiera y giro, respecto de cualquiera de los productos ofrecidos por ella que haya o no adquirido o, respecto de cualquier relación contractual subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales o administrativas; 2. gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), realizar análisis de riesgo, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de la empresa, así como sus aliados comerciales; 3. Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, tele mercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual la empresa posea un vínculo contractual de cualquier índole. 4. Dar a conocer, transferir y/o transmitir los datos personales de los titulares dentro y fuera del país, a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera, para la presentación de los servicios respectivos o en virtud de acuerdos o alianzas comerciales. 5. Realizar a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, programación y prestación de servicio técnico, venta, compra, facturación, gestión de cartera, seguimiento al desempeño del producto, recaudo, inteligencia de negocios, actividades de mercadeo, promoción o publicidad, mejoramiento del servicio, seguimiento al recaudo, verificación, consulta y control, habilitación de medios de pago así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto social de la empresa. 6. Para el envío y recepción de mercancías o material publicitario de acuerdo a los requerimientos de las funciones demandadas y sostenibilidad de los negocios de la compañía. 7. Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.

Proveedores, contratistas: GRUPO BERZA S.A.S., usará la información que suministre para: 1. realizar análisis, evaluaciones y selección de proveedores y/o contratistas potenciales. Comunicación de nuestras políticas y procedimientos para la vinculación de proveedores. 2. Análisis de información sobre calidad y niveles de servicio recibidos de los proveedores. 3. Cumplimiento legal en materia fiscal, de aduanas y comercial con entidades administrativas y judiciales. 4. Iniciar acuerdos de negocio para adquirir bienes o servicios. 5. Control y pagos por los bienes y servicios recibidos. Labores de monitoreo, control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores. 6. Consultas, auditorias y revisiones derivadas de los acuerdos con los proveedores y/o contratistas. 7. Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades.

Empleados, ex empleados y aspirantes a vacantes laborales: La información recolectada es utilizada para realizar un proceso de análisis, evaluación y selección del personal a laborar en la compañía. En casos específicos, se requerirán los datos familiares, para gestiones ante cajas de compensación y afiliaciones al sistema general de salud. Los datos recogidos de los empleados tienen como finalidad desarrollar las relaciones laborales que existan con éstos; entre ellas, hacerles partícipes de las actividades que se brinde al interior de GRUPO BERZA S.A.S. En particular las finalidades serán: 1. Evaluar las condiciones de empleabilidad, suficiencia y pertinencia para determinado cargo. 2. Realizar estudios de seguridad (visitas domiciliarias, exámenes médicos de ingreso y salida, referenciaciones y otros). 3. Dar cumplimiento de las obligaciones contraídas por la empresa con los empleados titulares de la información, con relación a pago de salarios, prestaciones sociales y demás consagradas en el contrato de trabajo. 4. Informar las modificaciones que se presenten en desarrollo del contrato de trabajo. 5. Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el empleado. 6. Realizar estudios internos sobre los hábitos del empleado titular de la información para programas de bienestar corporativo. En virtud de lo anterior, el empleado(a), autoriza a GRUPO BERZA S.A.S. para tratar los datos personales que se suministren en desarrollo de la relación laboral, durante todo el tiempo de permanencia en la entidad y después de terminada la relación siempre y cuando exista un deber de conservación legal o contractual por parte de GRUPO BERZA S.A.S. La autorización de tratamiento de datos personales se otorga por parte del empleado dentro de lo descrito en la presente Política de Protección de Datos Personales, que es conocida y se ajusta a lo prescrito en la ley 1581 de 2012. Algunas de estas labores se realizan en cumplimiento de un deber legal y contractual y por tanto el tratamiento de datos personales se entiende incluido en las mismas. Para las personas que no son seleccionadas, se conservará su información con el fin de ser analizados a futuro en vacantes diferentes a las inicialmente aplicadas.

DATOS SENSIBLES: Con ocasión del tratamiento de datos de empleados, ex empleados y aspirantes a vacantes laborales podrán tratarse datos personales sensibles, los cuales se administrarán bajo las condiciones señaladas en la presente Política y bajo autorizaciones expresas de cada uno de los titulares de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

5.2. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de GRUPO BERZA S.A.S., tienen los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a GRUPO BERZA S.A.S., para su recopilación, almacenamiento o tratamiento, salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por GRUPO BERZA S.A.S., o el encargado del tratamiento, previa solicitud.
Mediante reclamo presentado conforme al Art. 15 de la Ley 1581 de 2012, puede solicitar la revocatoria de la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o en cualquier momento siempre que el titular no tenga el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de GRUPO BERZA S.A.S.
Acceder en forma gratuita una vez al mes a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5.3. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS

GRUPO BERZA S.A.S., garantiza el derecho de consulta, suministrando a las personas que actúen en ejercicio de este derecho, toda la información contenida en su registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

El responsable de atender las solicitudes en ejercicio de los derechos por parte de los titulares será el área de SERVICIO AL CLIENTE o la dependencia que haga sus veces, como la persona que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitud que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia encargada del tratamiento, dependencia que una vez reciba estas comunicaciones, entrara a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberá dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecidos por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales GRUPO BERZA S.A.S., garantiza, que existen diferentes canales de comunicación para el ejercicio de los derechos de los titulares.

Los canales para el ejercicio de los derechos son: Datos de contacto. Dir.: CALLE 2 6 07, Comuneros, Cúcuta, Norte de Santander. Tels.: (+57) 3102395780. Sitio web: www.oclockdenim.com; www.berzajeans.com e-mail: servicioalcliente@grupoberzasas.com

GRUPO BERZA S.A.S., tiene plena libertad de habilitar nuevos canales que le faciliten el ejercicio de este derecho.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Así mismo garantizamos el derecho de reclamo, para la corrección, actualización o supresión de la información contenida en las bases de datos, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicable. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, tal como, la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al reclamante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si por alguna circunstancia GRUPO BERZA S.A.S., recibe un reclamo dirigido a otra organización, dará traslado a quien corresponda en dicha organización en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.
Recibida la reclamación de forma completa, incluirá en la base de datos que mantiene GRUPO BERZA S.A.S., una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.3.1. Reglas especiales para el ejercicio de los derechos de los titulares:

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los canales habilitados por GRUPO BERZA S.A.S., señalados en el aviso de privacidad y en este documento, y contener, como mínimo, la siguiente información:

El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante.
La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
GRUPO BERZA S.AS., tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

5.3.2. Supresión de Datos:

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a GRUPO BERZA S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por GRUPO BERZA S.A.S. El titular debe advertir que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, GRUPO BERZA S.A.S., debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

5.4. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, GRUPO BERZA S.A.S., ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas, sus protocolos y procedimientos están contenidos en los respectivos documentos de seguridad de la información, los cuales tienen carácter reservado al uso interno de la organización.

5.5. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE GRUPO BERZA S.A.S.

Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con GRUPO BERZA S.A.S., la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política, autoriza expresamente para transferir información personal. La información será transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con GRUPO BERZA S.A.S.

Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, GRUPO BERZA S.A.S., tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación propia con GRUPO BERZA S.A.S., y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

GRUPO BERZA S.A.S., también puede intercambiar Información Personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales y civiles, y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, teniendo en cuenta que es necesario o apropiado para:

Cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia.
Cumplir con procesos jurídicos.
Responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno nacional y distinto a las de su país de residencia.
Hacer cumplir nuestros términos y condiciones.
Proteger nuestras operaciones.
Proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros.
Obtener los recobros o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

5.6. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS:

El periodo de vigencia de las bases de datos será el mismo periodo de vigencia de la sociedad GRUPO BERZA S.A.S., salvo aquellas bases cuya finalidad sea para una actividad puntual de única vez y su vigencia será hasta la finalización de dicha actividad.

5.7. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS

De acuerdo al artículo 2.2.2.25.4.4 del Decreto 1074 del 2015, todo responsable y encargado debe designar a una persona o área que “asuma la función de protección de datos personales” y que “dará tramite a las solicitudes de los titulares”, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la ley 1581 del 2012, por lo tanto, GRUPO BERZA S.A.S. ha designado como Oficial de Protección de Datos al Jefe de Comercial

5.8. VIGENCIA Y ACTUALIZACION DE LA POLITICA

La presente política rige a partir del 24 de abril del 2021.

Cuándo los términos de la política de privacidad cambien en lo esencial, por regla general se obtendrá una nueva autorización en la forma establecida a través del medio usual de contacto entre la empresa y los titulares.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de: La web www.oclockdenim.com www.berzajeans.com Correo electrónico enviado a los titulares: para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en los sitios web.